M – Métadonnées : enrichir ses photos et documents pour mieux les retrouver et les préserver

Qu’est-ce qu’une métadonnée ?

Le mot métadonnée peut sembler un peu technique, mais il est simple à comprendre.
Une métadonnée, c’est une donnée sur une donnée. Autrement dit, c’est une information qui décrit un fichier, une photo, un document ou même un enregistrement.
Par exemple, pour une photo, la date de prise de vue, le lieu, le nom des personnes présentes ou le nom de l’auteur sont autant de métadonnées.
Elles ne se voient pas forcément à l’écran, mais elles sont stockées à l’intérieur du fichier et permettent de savoir ce qu’il contient, d’où il vient et à quoi il correspond.
En généalogie, les métadonnées servent donc à donner du sens et du contexte à tes archives numériques, pour qu’elles ne soient jamais de simples fichiers sans histoire.

Pourquoi s’intéresser aux métadonnées ?

Quand tu accumules des centaines de photos de famille, d’actes scannés et de documents anciens, la question finit toujours par se poser : comment s’y retrouver ?
Nommer les fichiers ne suffit pas toujours. Les métadonnées sont là pour t’aider à organiser, décrire et pérenniser tes archives numériques.

Comme expliqué précédemment, les métadonnées, ce sont des informations cachées dans un fichier : auteur, date, lieu, description, mots-clés, droits d’utilisation, etc.
Elles permettent de retrouver plus facilement un document, de le comprendre hors contexte, et d’assurer sa transmission aux générations futures.

En d’autres termes, c’est une sorte d’étiquette numérique collée à ton fichier pour qu’il garde sa mémoire, même si tu changes d’ordinateur, de disque dur ou de logiciel.

À quoi servent les métadonnées en généalogie ?

Voici quelques exemples concrets d’usages :

• Identifier une photo ancienne : indiquer qui est sur la photo, où et quand elle a été prise, et qui en est le propriétaire.
• Documenter un acte : préciser la source, le lieu d’archivage, le type d’acte, le numéro de vue, etc.
• Faciliter la recherche : grâce à des mots-clés comme “famille Martin”, “Rouen”, “XIXe siècle”, tu peux filtrer ou trier rapidement des dizaines de fichiers.
• Préparer la transmission : même si un jour tes descendants ne connaissent plus les visages, les métadonnées leur permettront de comprendre l’histoire derrière chaque image.

Quelles informations ajouter ?

Il n’est pas nécessaire de tout remplir ! Le plus important, c’est d’ajouter des éléments clairs et cohérents. Voici les principaux champs utiles pour la généalogie :

• Titre : un résumé clair, par exemple “Mariage de Pierre Martin et Louise Dupont – 1898”.
• Description : quelques lignes de contexte (lieu, participants, circonstances).
• Mots-clés : noms de famille, lieux, périodes, événements.
• Auteur ou propriétaire : qui a scanné, restauré ou possède l’original.
• Date : date réelle de l’événement ou de la numérisation.
• Source : archives, collection familiale, don d’un cousin, etc.

💡 Astuce : choisis un format commun pour tous tes fichiers. Par exemple :

Nom de fichier : 1898_Mariage_Martin_Dupont_Rouen.jpg
Mots-clés : “Martin”, “Dupont”, “Rouen”, “Mariage”, “XIXe siècle”.

Comment ajouter des métadonnées ?

Il existe plusieurs manières de le faire, selon ton niveau de confort et le type de fichier.

1. Directement depuis ton ordinateur

Sur Windows ou macOS, tu peux déjà renseigner certaines informations :

• Clique droit sur le fichier → “Propriétés” (ou “Lire les informations”).
• Onglet Détails (Windows) ou Plus d’infos (Mac).
• Tu peux y ajouter le titre, l’auteur, des tags et une description.

C’est simple, rapide et sans logiciel externe.

2. Avec un logiciel de gestion de photos

Si tu as beaucoup d’images, il vaut mieux utiliser un outil dédié.
Voici quelques exemples :

• Adobe Bridge (gratuit) : permet de gérer en masse les métadonnées EXIF, IPTC et XMP.
• XnView MP : très pratique pour visualiser, renommer et taguer des centaines d’images.
• Digikam (open source) : conçu pour les photographes, il offre une grande souplesse dans la gestion des mots-clés et la recherche.

Ces logiciels permettent aussi de voir les métadonnées existantes, souvent déjà présentes dans les fichiers numériques (date de prise de vue, appareil photo, GPS…).

3. Dans un logiciel de généalogie

Certains logiciels de généalogie (comme Heredis, Gramps ou Geneanet Upload) permettent d’associer des métadonnées ou des notes directement aux médias liés à tes fiches de personnes.
C’est une manière efficace d’avoir toutes les informations réunies au même endroit, même si elles ne sont pas intégrées dans le fichier lui-même.

Comment garantir la pérennité des métadonnées ?

Il faut savoir que tous les formats de fichiers ne conservent pas les métadonnées de la même manière.

• Les fichiers JPEG, TIFF et PDF gardent bien les champs standards (EXIF, IPTC, XMP).
• Les formats PNG ou GIF sont plus limités.
• Si tu compresses ou convertis un fichier, certaines informations peuvent disparaître.

Quelques bonnes pratiques :

• Sauvegarde toujours une copie originale de tes fichiers avec métadonnées.
• Évite les outils de compression “en ligne” qui effacent les données.
• Vérifie régulièrement que tes métadonnées sont toujours visibles (avec XnView ou Bridge, par exemple).

Et surtout, garde une cohérence dans ta façon de renseigner les informations : mêmes champs, même style de mots-clés. C’est ce qui facilitera la recherche à long terme.

Une aide précieuse pour les générations futures

Les métadonnées ne sont pas qu’un outil technique : elles sont aussi une trace de ton travail de généalogiste.
Elles racontent la provenance d’un document, les choix de classement, les liens entre les personnes et les lieux.

Imagine un descendant, dans 50 ans, ouvrant ton dossier photo. Grâce aux métadonnées, il saura qui est sur chaque image, où elle a été prise, et quelle histoire elle raconte.
Tu auras ainsi transmis bien plus qu’un simple fichier : tu auras transmis le contexte, la mémoire et l’émotion.

En conclusion

Les métadonnées sont les petites gardiennes invisibles de tes documents numériques.
Elles te permettent de :

• mieux organiser ta collection,
• retrouver rapidement une image,
• et assurer la transmission de ton travail généalogique dans le temps.

Quelques minutes pour renseigner ces informations, et tu gagnes des heures de recherche plus tard.
C’est un geste simple, mais essentiel, pour donner du sens et de la pérennité à ton patrimoine familial.